Privacyverklaring

Versie 1.4, bijgewerkt op 24 oktober 2026

Verwerkingsverantwoordelijke: CRENO (handelend als SubsidieThuis.nl), KvK 97563994, Vlierboomstraat 403, 2564 JC Den Haag, bereikbaar via info@subsidiethuis.nl.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Subsidiecheck: adres- en woninggegevens en uw antwoorden. Grondslag: uitvoering van uw verzoek. De check wordt in uw eigen browser bewaard; pas bij aankoop slaan wij hem op in uw dossier.
Uw resultaat per e-mail: laat u bij de check uw e-mailadres achter om uw resultaat toegestuurd te krijgen of om bericht te krijgen over een regeling die wij nog niet aanbieden, dan bewaren wij dat adres met de uitkomst van uw check, uw postcode en uw gemeente. Grondslag: uitvoering van uw verzoek. Wij gebruiken het alleen hiervoor en om u te helpen met uw aanvraag; u ontvangt geen nieuwsbrief en wij verkopen uw gegevens niet.
Account en dossier: e-mailadres, naam, telefoonnummer, dossiergegevens en statushistorie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Documenten: facturen, betaalbewijzen, foto’s en staatdocumenten die u uploadt voor uw aanvraag. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Wij vragen nooit meer documenten dan de subsidieregeling vereist. Staat er een BSN op een document (bijvoorbeeld een bankafschrift)? Dat mag u afschermen; voor de aanvraag is het daar niet nodig, en onze documentanalyse neemt het nooit over.
Burgerservicenummer: RVO eist het BSN van de aanvrager wanneer wij de aanvraag als gemachtigde indienen, en dat doen wij bij elke aanvraag. Wij vragen het pas aan het einde van uw aanvraag, nadat u ons heeft gemachtigd. Het nummer staat versleuteld in een aparte kluis, los van uw dossier, en is alleen leesbaar voor de stap waarin wij uw aanvraag bij RVO invoeren. In onze eigen schermen staan alleen de laatste drie cijfers en elke volledige inzage wordt vastgelegd. Wij gebruiken het nooit in e-mails, analyses, logbestanden of bij de automatische documentanalyse. Wij verwijderen het 14 dagen na de indiening, direct na een besluit van RVO, en in elk geval uiterlijk 180 dagen nadat u het heeft ingevuld. Het verwijderen gebeurt dagelijks en wordt vastgelegd, zonder het nummer zelf. Grondslag: noodzakelijk voor de subsidieaanvraag die u ons opdraagt.
Rekeningnummer (IBAN): nodig voor de aanvraag. De subsidie wordt altijd op de rekening van de woningeigenaar gestort; daarom vragen wij een rekeningnummer op naam van de eigenaar en zetten wij dat in de aanvraag. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Machtiging en handtekening: bij het afronden van uw aanvraag tekent u het officiële machtigingsformulier van RVO op het scherm. Wij bewaren het ingevulde en getekende formulier, de afbeelding van uw handtekening en een bewijsblad met het tijdstip, uw IP-adres, het soort apparaat en browser en controlegetallen van formulier en handtekening. Bij uw akkoord op de opdracht en de voorwaarden leggen wij op dezelfde manier tijdstip, IP-adres en browser vast. Doel: kunnen aantonen dat u ons heeft gemachtigd en opdracht heeft gegeven, ook als RVO daarom vraagt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om dat te kunnen bewijzen. Hoe lang wij dit bewaren, staat hieronder bij de bewaartermijnen.
Betaling van onze vergoeding: afgehandeld door Stripe; wij zien en bewaren nooit de kaart- of rekeninggegevens waarmee u ons betaalt.

Automatische documentanalyse

Geüploade documenten worden automatisch uitgelezen met behulp van een AI-model (Anthropic Claude), zodat wij uw dossier sneller en nauwkeuriger kunnen controleren. Daarbij wordt alleen het document zelf verwerkt en worden uw gegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Deze verwerking vindt deels buiten de EU plaats; met de verwerker zijn een verwerkersovereenkomst en de EU-standaardclausules overeengekomen. Een medewerker beoordeelt uw dossier altijd zelf; er worden geen besluiten volledig geautomatiseerd genomen.

Met wie wij uw gegevens delen

RVO: voor het indienen en beheren van uw subsidieaanvraag verstrekken wij de gegevens die RVO vereist (zoals naam, adres, maatregel- en factuurgegevens, het rekeningnummer waarop RVO uw subsidie uitbetaalt en uw BSN). Dit gebeurt alleen wanneer u ons daarvoor opdracht en machtiging heeft gegeven.
Verwerkers: Supabase (database en opslag, EU), Vercel (hosting), Stripe (betalingen), Anthropic (documentanalyse) en onze e-maildienst. Zij werken onder verwerkersovereenkomsten en gebruiken uw gegevens niet voor eigen doeleinden.

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze nooit met derden voor reclame. Uw dossier wordt volledig door onszelf behandeld; wij besteden de behandeling niet uit aan externe partijen.

Waar uw gegevens staan

Uw account, dossier en documenten staan versleuteld op servers binnen de EU (Supabase). Onze website draait op Vercel.

Bewaartermijnen

Niet-afgeronde checks: maximaal 30 dagen.
Niet afgeronde aanvragen (niet bevestigd): wij herinneren u na 3 en 10 dagen zonder activiteit en verwijderen de aanvraag na 14 dagen zonder activiteit automatisch. Gaat u verder met uw aanvraag, dan begint die termijn opnieuw.
E-mailadressen die u bij de check achterlaat: maximaal 12 maanden, of eerder als u ons vraagt het te verwijderen.
Dossier, documenten en aanvraaggegevens: zolang uw aanvraag loopt en er nog geen definitief besluit is. Na het definitieve besluit (uitbetaling of afwijzing) nog maximaal 3 maanden. Loopt er nog een bezwaar, herstel, terugvordering of garantieafhandeling, dan tot dat is afgerond plus maximaal 3 maanden. Daarna verwijderen wij dossier, documenten en gegevens automatisch.
Ondertekende machtigingsformulieren, met het bewijsblad (tijdstip, IP-adres, apparaat en browser): bewaard als de aanvraag is ingediend, ook als uw dossier zelf wordt verwijderd. RVO schrijft voor dat een gemachtigde de machtiging bewaart, zonder daar een termijn bij te noemen; wij bewaren het formulier tot 5 jaar na het besluit of de uitbetaling (de termijn waarbinnen RVO subsidie kan terugvorderen) en verwijderen het daarna. Is de aanvraag nooit ingediend, dan verwijderen wij het formulier samen met het dossier.
Akkoorden met een vinkje (opdracht, voorwaarden en verklaring, en machtigingen van vóór oktober 2026): los van het dossier; wij verwijderen deze niet met het dossier mee. De definitieve bewaartermijn stellen wij vast op basis van juridisch advies, met als uitgangspunt vijf jaar na het besluit.
Uw BSN: versleuteld, tot 14 dagen na de indiening bij RVO, of direct na het besluit als dat eerder komt. In elk geval verwijderen wij het uiterlijk 180 dagen nadat u het heeft ingevuld; is het daarna nog nodig, dan vragen wij het opnieuw.
Onze betalings- en factuuradministratie (wat u ons betaalde): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

Uw rechten

U kunt uw gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, bezwaar maken tegen verwerking en uw gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen (dataportabiliteit). Mail daarvoor naar info@subsidiethuis.nl; wij reageren binnen 30 dagen. Bij een verwijderverzoek verwijderen wij wat niet meer nodig is. Loopt uw aanvraag nog bij RVO, of loopt er nog een bezwaar of garantieafhandeling, dan ronden wij die eerst af of stemmen wij met u af; onze betalingsadministratie en ondertekende machtigingen bewaren wij volgens de termijnen hierboven. Klachten kunt u ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en statistieken

Noodzakelijk. Voor inloggen en het bewaren van uw check in uw eigen browser gebruiken wij functionele cookies en lokale opslag. Daarvoor vragen wij geen toestemming.

Bezoekstatistieken zonder cookies. Met Umami tellen wij bezoeken zonder cookies en zonder dat u herkenbaar bent. Daarnaast tellen wij zelf per dag hoeveel bezoeken, checks en aanvragen er via elke bron binnenkomen, zoals Google of onze flyer. Uw browser onthoudt daarvoor tijdens het bezoek waar u vandaan kwam; dat verdwijnt als u het tabblad sluit. Wij bewaren alleen de aantallen.

Google Analytics en advertentiemeting, alleen met uw toestemming. Geeft u in de cookiemelding toestemming voor statistieken, dan plaatst Google Analytics cookies om te zien welke pagina's worden bezocht. Staat u ook advertentiemeting toe, dan meten wij daarnaast welke advertenties tot een aanvraag leiden. Wij sturen daarbij geen naam, e-mailadres, adres, BSN of dossiergegevens mee; persoonlijke codes halen wij uit de adressen van pagina's. Google kan gegevens buiten de Europese Unie verwerken en is daarvoor gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Zonder toestemming laadt Google Analytics niet.

U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Wij vragen uw keuze na een jaar opnieuw.